Professionel kommunikation: midler, funktioner, principper for procesorganisering

2024 Forfatter: Miguel Ramacey | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 06:16

Professionel kommunikation er afgørende for at sætte folk i en virksomhed i stand til at kommunikere effektivt med hinanden. Hele virksomhedens arbejdstempo afhænger direkte af, hvor hurtigt og tilgængeligt informationsoverførslen vil finde sted.

Professionel kommunikation spiller en vigtig rolle i at træffe de mest effektive beslutninger og formidle dem til teamet. Hvis de er dårligt etablerede, så truer dette med at forårsage negative konsekvenser, som kan komme til udtryk i fejl i de valgte beslutninger, i fremkomsten af misforståelser mellem medarbejdere og lederen, samt i forringelse af interpersonelle relationer.

Definition af begreb

Professionel kommunikation er interaktioner, der udføres inden for officielle relationer. Deres hovedmål er at opnå de tilsigtede resultater, løse de stillede opgaver samt optimere visse aktiviteter. På samme tid, hver af deltagerne i professionel kommunikationhar sin egen status som chef, underordnet, kollega eller partner.

I de tilfælde, hvor folk på forskellige niveauer af karrierestigen (performer og leder) kommunikerer med hinanden, kan vi tale om underordnet kommunikation. Forholdets vertikale er jo tydeligt synlig her. Når vi implementerer interaktion baseret på princippet om lige samarbejde, kan vi tale om horisontal kommunikation.

Relevansen af problemet

Professionel kommunikation er en daglig oplevelse for mennesker. Det foregår på arbejdspladsen og i skoler, universiteter og officielle institutioner. Dette er en kommunikation mellem elever og lærere, underordnede og chefer, konkurrenter, samarbejdspartnere og kolleger. For at nå målet foran ham skal hver person være bekendt med midlerne og principperne for sådan kommunikation, fordi partnere skal kommunikere på samme sprog (både bogstaveligt og billedligt), have en fælles social oplevelse og forstå hinanden.

Overholdelse af de grundlæggende vilkår for virksomhedskommunikation

Hvordan gør man kommunikation i professionel aktivitet så effektiv som muligt? Dette vil kræve opfyldelse af en række betingelser. Først og fremmest skal kommunikation have et klart formål. Samtidig er interessen for alle involverede i denne proces vigtig for at opnå den. Et eksempel er indgåelse af en aftale, etablering af relationer, koordinering af arrangementer, udvikling af de mest gunstige betingelser for samarbejde osv.

Til alledeltagere i professionel og forretningskommunikation skal kontakte hinanden og gøre dette uanset personlige sympatier eller antipatier. Samtidig er det obligatorisk at overholde underordning, jobroller, forretningsetikette og formelle restriktioner. Sidstnævnte koncept indebærer ikke kun implementering af forskellige protokoller, rutiner og regler, men også det banale behov for at kontrollere magten i egne følelser og respektere samtalepartneren.

Derudover er en af de nødvendige betingelser for den mest effektive implementering af forretningskommunikation i professionelle aktiviteter dens håndterbarhed. Lederen af virksomheden, som den person, der er mest interesseret i at løse de opgaver, teamet står over for, bør først tage sig af et sådant øjeblik. Det er vigtigt for ham at motivere sine medarbejdere til at finde den bedste løsning, for ellers vil de forblive passive iagttagere og ikke komme med nogen idéer.

Virksomhedskommunikationsværktøj

Professionel kommunikation er et meningsfuldt ønske fra én person eller en hel gruppe mennesker om at motivere én medarbejder eller hele teamet til handling, der på en eller anden måde kan ændre situationen eller vende samtalen i en anden retning.

Der er en række værktøjer tilgængelige til implementering af planen. Så midlerne til professionel kommunikation omfatter:

1. Almindelig post. Af alle midlerne til forretningskommunikation er det det ældste. Og i den forbindelse har traditionel post en rækkemangler. De består i en lav hastighed for meddelelsestransmission, et mere komplekst design af bogstaver (i sammenligning med andre typer kommunikation) osv. Og dette er ikke at nævne det faktum, at dette system ikke altid fungerer på det rigtige niveau. Men almindelig post bruges stadig i dag som et middel til professionel kommunikation. Dens største fordel er en meget acceptabel måde at overføre vigtige dokumenter mellem partnere. I forretningsforbindelser kan en sådan metode som transmission af telegrammer også bruges. Denne service leveres også via post.
2. Telefonforbindelse. Dette er et meget effektivt middel til virksomhedskommunikation. Telefonforhandlinger er dog ikke juridisk bindende. Dette punkt bør tages i betragtning, når du bruger professionel kommunikation, mens du bruger andre midler.
3. E-mail. Dette relativt nye middel til forretningskommunikation nyder velfortjent popularitet. En af dens vigtigste fordele er kombinationen af formen for skriftlig kommunikation (fast tekst) med de kvaliteter, som mundtlig kommunikation har, i form af hurtig informationsoverførsel og muligheden for at opnå en næsten øjeblikkelig respons. Sådanne egenskaber gør e-mail til et af de vigtigste midler til transmission af meddelelser af uformel karakter.
4. Fax. Ved hjælp af en speciel enhed kan du meget hurtigt overføre en kopi af ethvert dokument til din partner. Hastighed er en utvivlsom fordel ved faksimilekommunikation. Dokumenter, der fremsendes på denne måde, har dog ikke retskraft, fordi de ikke haroriginale signaturer og segl. Derfor bruges fax som kommunikationsmiddel i de fleste tilfælde kun til hurtig transmission af dokumenter. De kan kun accepteres til udførelse, hvis originalerne sendes efter dem med almindelig post. Man skal huske på, at det er forbudt at sende dokumenter mærket "Til officiel brug" eller "Fortroligt" via fax.

Forretningskommunikation

Mundlig kontakt har altid været kernen i professionel kommunikation. Den udføres mellem mennesker, der er forbundet af sagens interesser, og som også har de nødvendige beføjelser til at løse de opståede problemer og etablere partnerskaber.

Sådanne samtaler er et middel til professionel kommunikation, der rummer alle de fordele, som telefonkommunikation og udveksling af skriftlig information mangler. Faktum er, at forretningskommunikation:

• udføres under forhold med tæt kontakt, når det er muligt at fokusere på kun én samtalepartner eller på en lille gruppe mennesker;
• opretter betingelserne for, at personlige relationer kan etableres;
• indebærer direkte kontakt.

Forretningssamtale refererer primært til mundtlig tale. Og den har i sammenligning med den skriftlige form en række væsentlige forskelle. Under en sådan samtale bliver det muligt direkte at påvirke samtalepartneren eller en gruppe mennesker. I dette tilfælde bruges fagter og ansigtsudtryk, intonation og så videre. Udover,Ansigt til ansigt-kommunikation giver ingen tid til forudgående overvejelser. Det er grunden til, at tilfældige kommunikationsformer ofte bruges i en forretningssamtale, samt nogle stilistiske og grammatiske træk.

Brugt som grundlag for professionel kommunikation udmærker forretningssamtalen sig primært ved tankens logiske konstruktion. Baseret på eksisterende praksis kan det argumenteres for, at forretningsfolk, der er fremragende til at bruge vurderinger og begreber, som er i stand til overbevisende at bevise og drage korrekte konklusioner, lykkes meget hurtigere end de forretningsfolk, der ikke besidder disse færdigheder.

Professionel samtale har sin egen psykologiske kultur. Det ligger i samtalepartneres evne til at gøre et godt indtryk på andre, skabe en venlig atmosfære af mødet, anvende specielle teknikker, der beskytter mod forkerte spørgsmål, lytte til deres modstandere til slutningen og om nødvendigt gendrive deres argumenter, bruge en teknik, der giver mulighed for konfliktfri kommunikation.

Interkulturelle relationer

I dag bliver verden i stigende grad omfavnet af globaliseringsprocessen. Derfor kommer interkulturel professionel kommunikation i højsædet. Til implementeringen er der brug for specialister, som ikke kun kan et fremmedsprog. De skal mestre det med hensyn til virksomhedskommunikation.

Oftest foregår sådan professionel kommunikation på engelsk. Det er det vigtigste kommunikationsmiddel imellemstatslig niveau.

Engelsk inden for professionel kommunikation er en moderniseret og forenklet version af det engelske sprog generelt. Det er kendetegnet ved tilstedeværelsen af standard kliché-sætninger såvel som alle slags mønstre. En specialist skal kende dem og være i stand til at bruge dem i visse situationer.

Hvis en tolk inviteres til et forretningsmøde af en forretningsmand, vil en sådan specialist i professionel kommunikation ikke kun tage udgangspunkt i sin livserfaring og den adfærd, der er accepteret i hans oprindelige kulturelle miljø. At tage hensyn til de særlige forhold ved andre folks adfærd vil hjælpe med at undgå misforståelser, fejl og problemer i samtalen.

I interkulturel professionel kommunikation er det nødvendigt at kende de interpersonelle normer for relationer, der er accepteret i et bestemt samfund. Nemlig - non-verbale og verbale kommunikationssprog. Den første af dem omfatter forskellige ordløse signaler, som kommunikationsdeltagere sender til hinanden. Det gør de ofte ubevidst. Man skal huske på, at viden om non-verbale og verbale sprog i professionel kommunikation af interkulturel karakter er nøglen til et vellykket møde. En specialist bør være opmærksom på den klangfarve af tale, der er vedtaget af et bestemt folk, volumen af udtale, intonation, ansigtsudtryk, stillinger osv. Normerne for deres brug under en samtale kan have nogle forskelle. Et godt eksempel er det traditionelle amerikanske smil. I Rusland betragtes det som uoprigtigt og kunstigt. amerikaneretværtimod mener de, at russerne er for dystre, uhøflige og seriøse.

Uddannelse af specialister

Hvordan løses problemer med mellemstatslig virksomhedskommunikation? En vellykket forhandling kræver tilstedeværelsen af en højt kvalificeret oversætter inden for professionel kommunikation, som har både specialiseret og generel kulturel viden. Russiske universiteter uddanner sådanne specialister.

Samtidig bruges et program kaldet "Oversætter inden for professionel kommunikation" aktivt. Det giver færdigheder til at kommunikere effektivt i nutidens forretnings- og kulturelle udvekslinger.

Hovedfunktioner

Blandt funktionerne ved professionel kommunikation er dets ret komplekse system. Den består af mange niveauer, der ikke kun dækker en specifik organisation, men også det eksterne miljø. Overvej hovedfunktionerne i professionel kommunikation.

1. Informativt. Professionel kommunikation er designet til at spille rollen som en bestemt mellemmand. Med dens hjælp udveksles ideer, beslutninger og budskaber mellem medarbejdere. Informationsfunktionen i forretningskommunikation er nødvendig for at nå organisationens mål, samt for at eliminere de problemer, der opstår under denne proces.
2. Motiverende. Professionel kommunikation bidrager til medarbejdernes ønske om at udføre deres opgaver bedre. Dette er den motiverende funktion.professionel kommunikation. I dette tilfælde bruger lederen midler som orden, overtalelse, forslag og anmodning.
3. Kontrol. Ved at bruge hierarkisk underordning er denne funktion designet til at overvåge virksomhedens ansattes adfærd.
4. Ekspressivt. Ved hjælp af denne funktion bidrager professionel kommunikation til tilfredsstillelse af sociale behov gennem udtryk for oplevelser og følelser om, hvad der sker.
5. Kommunikativ. Denne funktion er meget specifik. Med dens hjælp identificeres og løses typiske fejl og problemer, der er opstået i forretningskommunikation, og principper for optimal adfærd formuleres.

Funktionerne i professionel kommunikation kan også betragtes ud fra et synspunkt om at sikre virksomhedens liv som helhed. I dette tilfælde finder følgende sted:

1. Regulerende funktion. Ved kommunikation er der en indirekte eller direkte påvirkning på medarbejderen, som er genstand for ledelsen. En sådan funktion bidrager til organiseringen af fælles handlinger i teamet, koordinering og optimering af lederen af alle de handlinger teamet udfører.
2. Social kontrolfunktion. Enhver af metoderne til at løse organisationens problemer såvel som dens arbejdsformer og principper har en udt alt normativ karakter. Reguleringen af alle disse bestemmelser, som er i lederens instruktioner og ordrer, hjælper med at sikre institutionens organisation og integritet samt sammenhængen i de fælles handlinger for hvert medlem af teamet. For at fastholde denne retning ogudøve deres sociale kontrol med professionel kommunikation.
3. Socialiseringsfunktion. Det er en af enhver leders hovedopgaver. Denne funktion giver unge medarbejdere mulighed for at deltage i fælles aktiviteter, som begynder at mestre kommunikationsevner og -evner, lærer at navigere i en kommunikationssituation, tale og lytte. Alt dette er meget vigtigt, ikke kun med henblik på interpersonel tilpasning, men også for gennemførelsen af professionelle aktiviteter. Samtidig opnår de unge en tolerant, interesseret og velvillig holdning til andre medarbejdere og evnen til at handle for at varetage en kollektiv opgave.
4. Socio-pædagogisk. I processen med professionel kommunikation er der en proces med træning, uddannelse og udvikling af medarbejderens personlighed, mens der overføres praktisk erfaring til ham. Takket være systematiske kontakter, der opstår i løbet af fælles aktiviteter, får alle deltagere i kommunikation viden både om sig selv og om samarbejdspartnere samt om de bedste muligheder for at løse de opgaver, teamet står overfor. At mestre praktiske færdigheder bliver nogle gange for nogle medarbejdere en mulig kompensation for manglende faglig viden. Og dette sikres af kommunikationens socio-pædagogiske funktion.

Retningslinjer

Professionel kommunikation er baseret på:

1. Interpersonlighed. Sådan kommunikation er kendetegnet ved alsidighed, åbenhed i interaktion mellem mennesker. Dette princip er baseret på personlig interesse for hinanden. Og dette på trodsat kommunikation er forretningsorienteret. Sådan kommunikation bærer uundgåeligt kendetegn ved interpersonel kontakt.
2. Formålsfuldhed. Dette princip for professionel kommunikation er multi-formål, fordi processen med forretningskommunikation, sammen med den tilsigtede informationsmængde, også har et underliggende mål. For eksempel vil en leder, der informerer teamet om de statistiske data, han har, påpege de problematiske aspekter af et bestemt aktivitetsområde. Samtidig søger han højst sandsynligt på et ubevidst plan at demonstrere over for de tilstedeværende sin veltalenhed, lærdom og intelligens.
3. Kontinuitet. Dette er et andet af principperne for professionel kommunikation. Det består i, at vi, når vi kommer ind i vores forretningspartners synsfelt, bliver initiativtagerne til kontinuerlig kontakt med ham. Samtidig foregår kommunikationen ikke kun på det verbale plan. Partneren modtager konstant adfærdsbeskeder, som han kan drage passende konklusioner ud fra.
4. Multidimensionalitet. I løbet af professionel kommunikation realiseres mindst to aspekter af interpersonelle relationer. Den første af disse er overførsel af forretningsoplysninger og vedligeholdelse af den oprettede kontakt. Den anden er oversættelsen af en følelsesmæssig holdning til en partner (den kan være positiv og negativ).

Professionel kommunikationsetik

Hver af deltagerne i forretningskommunikation skal have:

1. Ærlighed. Med et sådant karaktertræk afholder folk sig fra bedrageriske gerninger og bedrag. Dog enddadem, der anser ærlighed for at være en uundværlig standard for forretningsadfærd, må nogle gange stadig lyve. I dette tilfælde skal folk træffe et valg mellem alternativer, der ikke tilfredsstiller dem. Sandheden skal dog altid siges. Løgn er kun berettiget, når man vælger det mindste af to onder, når omstændighederne kræver det.
2. Integritet. Denne egenskab, der er iboende i en person, kommer til udtryk i enhed af hans handlinger og overbevisninger. Anstændig opførsel er det stik modsatte af dobbelthed og hykleri. Sådan en person vil altid gøre, hvad han lovede. For eksempel vil en medarbejder helt sikkert hjælpe sin kollega i udførelsen af en jobopgave. Dette vil ske, selv når det ikke er så let for ham at gøre det, men han gav et løfte.
3. Retfærdighed. Dette karaktertræk indebærer fravær af partiskhed og objektivitet i vurderingen af andre mennesker og deres handlinger.
4. Ansvar. Denne egenskab ved en deltager i forretningsforbindelser kommer til udtryk i det omfang, han er ansvarlig for sine ord, overholder moralske standarder og opfylder sine forpligtelser.